In Odoo Version 16 bietet die Dokumenten-App die Möglichkeit zur Konfiguration von Shares & E-Mails, die das Dokumentenmanagement erheblich vereinfachen. Dateien können einfach per E-Mail verschickt und anschließend gespeichert werden. Welche weiteren Vorteile die App für Sie bietet, erfahren Sie hier.
Die Vorteile einer gemeinsamen Arbeitsfläche
Durch die Teilung des Arbeitsbereichs und die Definition eines E-Mail-Alias können alle Dateien, die an diesen Alias gesendet werden, automatisch im Arbeitsbereich abgelegt und gespeichert werden. Dies ermöglicht eine einfache und bequeme Dateispeicherung per E-Mail. Beispielsweise können Lieferanten ihre Rechnungen einfach an die angegebene E-Mail-Adresse senden. Dabei werden die Dateien automatisch im Workspace abgelegt.
Die Dokumenten-App von Odoo bietet außerdem eine erweiterte Workflow-Funktionalität. Neu eingegangene Dateien können automatisch mit dem Status „zu validieren" versehen werden, um den Überblick zu behalten. Dies erleichtert die Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten im Workspace. Durch die gemeinsame Nutzung des Arbeitsbereichs können fertige Dateien einfach weitergeleitet werden, was eine effiziente Zusammenarbeit und eine nahtlose Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht.
Durch die Möglichkeit, individuelle Workspaces zu erstellen, können PDF-Dateien einfach organisiert und abgelegt werden. Dies hilft bei der strukturierten Verwaltung von Dokumenten und erleichtert den Zugriff auf relevante Dateien.
Wie teile ich einen Workspace?
Der erste Schritt besteht darin, einen benutzerdefinierten Arbeitsbereich zu erstellen, der zur Organisation und Ablage von PDF-Dateien dient. Dies kann bequem in der Dokumenten-Applikation über den Pfad Konfiguration → Arbeitsbereiche → Neu erfolgen, um einen neuen Workspace anzulegen. Voraussetzung ist, dass der Entwicklermodus aktiviert ist.
Durch Markieren des neuen Arbeitsbereichs und Drücken der Schaltfläche Teilen wird der Arbeitsbereich geteilt.
Danach wird das Hoch- und Herunterladen von Dateien erlaubt und der E-Mail-Alias festgelegt.
Jetzt muss nur noch ein eingehender E-Mail-Server konfiguriert werden.
Dieser ist im Entwicklermodus unter den Einstellungen → Technisch zu finden.
Sobald der konfigurierte Posteingangsserver ordnungsgemäß funktioniert, werden alle Dateien, die an den angegebenen E-Mail-Alias gesendet werden, automatisch im Arbeitsbereich abgelegt.
Insgesamt ermöglicht das Teilen des Workspaces in der Odoo Dokumenten-App eine effektive Zusammenarbeit, vereinfachte Dateispeicherung und verbesserte Workflow-Verwaltung. Es erleichtert die Organisation, den Zugriff und die Verarbeitung von Dokumenten für alle Benutzer des Workspaces.
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